Dorota Kwiatkowska - dyrektor finansowa, branża logistyczna
Po kilku miesiącach przestałam sprawdzać raporty dwa razy. System wychwytuje rozbieżności, zanim trafią do księgowości. To nie jest kwestia zaufania - po prostu nie ma już czego poprawiać.
Zarządzanie wydatkami bez ręcznej pracy
Firmy tracą czas na przepisywanie faktur, uzgadnianie raportów i szukanie błędów w arkuszach. Tegypia zastępuje te czynności procesami, które działają bez nadzoru.
Opinie klientów
Czego doświadczają firmy po dłuższej współpracy
Rafał Ostrowski - właściciel, firma usługowa
Miałem wrażenie, że zarządzanie wydatkami to ciągłe gaszenie pożarów. Teraz przeglądam podsumowanie raz w tygodniu. Nie dlatego, że muszę - dlatego, że to wystarczy.
Agnieszka Bielecka - CFO, sektor produkcyjny
Wdrożenie zajęło trzy tygodnie. Przez pierwsze dwa tygodnie sprawdzałam wyniki ręcznie - żeby porównać. Od trzeciego tygodnia przestałam, bo wyniki były identyczne.
Kto realizuje projekty
Zespół łączy doświadczenie w procesach finansowych z praktyczną wiedzą o automatyzacji - bez pośredników między analitykiem a wdrożeniem.
Witold Szymański
Analityk procesów
Przez osiem lat pracował w kontrolingu w firmach produkcyjnych. Zna procesy od strony użytkownika, nie tylko od strony narzędzia.
Marta Zielińska
Integracje systemów
Specjalizuje się w łączeniu systemów ERP z narzędziami do automatyzacji. Przeprowadziła wdrożenia w firmach zatrudniających od 12 do 340 osób.
Tomasz Wierzbicki
Konsultant wdrożeń
Odpowiada za konfigurację reguł zatwierdzania i polityk wydatkowych. Pracował wcześniej jako audytor wewnętrzny w sektorze handlowym.
Wyniki, które powtarzają się w różnych firmach
340+
procesów wydatkowych zautomatyzowanych w firmach różnych branż od 2021 roku
18 dni
średni czas od pierwszego spotkania do działającego systemu w środowisku klienta
6 na 7
klientów, którzy wdrożyli jeden moduł, rozszerzyło zakres w ciągu roku
Dane dotyczą projektów zamkniętych - nie pilotaży ani wdrożeń w toku.
Każdy projekt kończy się dokumentacją konfiguracji i przekazaniem wiedzy do zespołu klienta. Firma nie jest zależna od zewnętrznego wsparcia przy rutynowych zmianach w procesie.
Kiedy standardowe rozwiązania nie pasują
Większość firm ma procesy, które nie mieszczą się w gotowym szablonie. Wyjątki zatwierdzania, niestandardowe centra kosztów, specyficzne reguły walutowe - to nie są powody do rezygnacji z automatyzacji.
Złożone struktury zatwierdzania
1. Reguły zatwierdzania są konfigurowane według faktycznej hierarchii decyzyjnej firmy. 2. Zmiany w strukturze organizacyjnej nie wymagają przebudowy całego systemu - aktualizacja zajmuje zazwyczaj kilka godzin. 3. Wyjątki są obsługiwane jako osobna ścieżka, nie jako błąd systemu.
Integracja z istniejącymi systemami
1. System łączy się z narzędziami, których firma już używa - nie wymaga wymiany oprogramowania. 2. Dane przepływają między systemami bez ręcznego eksportu i importu. 3. Konfiguracja uwzględnia specyfikę każdego środowiska, a nie odwrotnie.
Zmienne wolumeny i sezonowość
1. Procesy są projektowane z uwzględnieniem szczytów aktywności - np. zamknięcia kwartałów lub kampanii sprzedażowych. 2. System nie wymaga ręcznego dostosowania w momencie wzrostu liczby transakcji. 3. Progi alertów i reguły walidacji można aktualizować bez przestoju.
Wymagania compliance i audytu
1. Każda transakcja jest rejestrowana z pełną ścieżką zatwierdzeń i znacznikami czasowymi. 2. Raporty dla audytorów generują się automatycznie w wymaganym formacie. 3. Zmiany w polityce wydatkowej są wdrażane centralnie i obowiązują natychmiast.
Jak to działa w praktyce
Automatyzacja wydatków nie polega na zastąpieniu ludzi - polega na wyeliminowaniu czynności, które nie wymagają ludzkiego osądu.
1
Mapowanie rzeczywistego przepływu dokumentów
Analiza zaczyna się od tego, co faktycznie się dzieje - nie od tego, co mówi procedura. Różnica między nimi jest zazwyczaj źródłem największych strat czasu.
2
Konfiguracja reguł walidacji i zatwierdzania
Reguły są budowane na podstawie rzeczywistych przypadków - nie przykładów z dokumentacji narzędzia. Każda reguła jest testowana na historycznych danych klienta przed uruchomieniem.
3
Równoległe działanie przez okres przejściowy
Przez pierwsze tygodnie system działa równolegle z dotychczasowym procesem. Rozbieżności są analizowane i wyjaśniane - nie ignorowane.
4
Przekazanie i dokumentacja
Projekt kończy się przekazaniem pełnej dokumentacji konfiguracji. Zespół klienta może samodzielnie wprowadzać zmiany bez konieczności kontaktu z zewnętrznym dostawcą.
Każdy etap ma zdefiniowany wynik - nie tylko zadania do wykonania. Jeśli wynik nie jest osiągnięty, etap nie jest zamykany.
Jak wygląda współpraca od pierwszego kontaktu
Projekt nie zaczyna się od podpisania umowy - zaczyna się od rozmowy o tym, gdzie faktycznie tracisz czas i pieniądze.
01
Pierwsze spotkanie trwa 60 minut
Rozmawiamy o tym, jak wygląda proces teraz - kto co zatwierdza, gdzie są wyjątki, jakie systemy są używane. Bez prezentacji, bez demo produktu.
02
Propozycja opiera się na rzeczywistych danych
Przed przygotowaniem zakresu projektu analizujemy próbkę danych historycznych. Propozycja zawiera konkretne kroki, nie ogólne etapy.
03
Jeden punkt kontaktu przez cały projekt
Klient nie jest przekazywany między działami. Ta sama osoba, która prowadziła rozmowy na początku, odpowiada za wdrożenie i przekazanie systemu.
04
Po zakończeniu projektu nie ma uzależnienia
Dokumentacja i szkolenie są częścią projektu, nie dodatkiem płatnym osobno. Firma może działać samodzielnie od pierwszego dnia po przekazaniu.